Facturer en déplacement : guide pratique

En tant que professionnel équin, vous passez une grande partie de votre temps sur les routes : entre les visites chez les clients, les interventions dans les écuries et les déplacements entre différents sites, la gestion administrative peut rapidement devenir un casse-tête. Pourtant, avec les bons outils et une organisation adaptée, facturer en déplacement peut devenir simple et efficace.

Les défis de la facturation en déplacement

Facturer en déplacement présente plusieurs défis spécifiques :

• Oublier de facturer : Entre deux rendez-vous, il est facile d'oublier de créer une facture
• Perdre des informations : Les détails de la prestation peuvent s'oublier si on attend trop
• Manque de temps : Entre les déplacements, il reste peu de temps pour l'administratif
• Accès limité aux documents : Sans accès à vos fichiers clients ou à vos prestations, difficile de créer une facture complète

1. Facturez immédiatement après chaque intervention

La règle d'or : ne jamais reporter la facturation.

Le meilleur moment pour créer une facture, c'est juste après avoir terminé votre intervention. Les informations sont encore fraîches dans votre esprit, vous n'avez pas encore oublié les détails de la prestation, et vous pouvez noter immédiatement tout ce qui est important.

Avec Ekicare, vous pouvez créer une facture en quelques minutes, directement depuis votre smartphone ou votre tablette, même si vous êtes encore chez le client ou dans votre véhicule.

2. Utilisez un logiciel accessible partout

Un logiciel de facturation qui fonctionne sur tout type de support (smartphone, tablette, ordinateur) est essentiel pour les professionnels en déplacement. Ekicare est 100% responsive, ce qui signifie que vous pouvez accéder à toutes vos fonctionnalités depuis n'importe quel appareil.

Avantages :

• Création de factures depuis le terrain
• Accès à votre base de clients en temps réel
• Consultation de vos prestations et tarifs
• Envoi immédiat des factures par email

3. Organisez vos prestations à l'avance

Pour gagner du temps sur le terrain, préparez vos prestations les plus courantes dans votre logiciel. Ainsi, lorsque vous créez une facture, vous n'avez qu'à sélectionner la prestation correspondante plutôt que de tout saisir manuellement.

Par exemple, si vous êtes maréchal-ferrant, créez des prestations types comme :

• Ferrage complet
• Parage
• Déferrage
• Pose de fers spéciaux

Vous gagnerez un temps précieux lors de la création de vos factures.

4. Sauvegardez vos brouillons

Si vous n'avez pas le temps de finaliser une facture immédiatement, utilisez la fonction de brouillon. Vous pouvez commencer une facture, sauvegarder les informations principales, et la finaliser plus tard, même depuis un autre appareil.

Avec Ekicare, tous vos brouillons sont synchronisés et accessibles partout. Vous pouvez commencer une facture sur votre téléphone et la terminer sur votre ordinateur le soir.

5. Automatisez ce qui peut l'être

Certaines informations peuvent être pré-remplies automatiquement :

• Les données clients : Une fois le client sélectionné, toutes ses informations sont automatiquement renseignées
• Les tarifs : Vos prestations ont déjà leurs prix définis
• La TVA : Calculée automatiquement selon votre régime
• Les mentions légales : Ajoutées automatiquement sur chaque facture

Moins vous avez de champs à remplir manuellement, plus la facturation est rapide et moins vous risquez d'oublier quelque chose.

6. Gérez vos frais de déplacement

Pour les professionnels qui se déplacent beaucoup, les frais de déplacement représentent une part importante des coûts. Ekicare permet de calculer automatiquement ces frais en fonction de la distance parcourue.

Vous pouvez :

• Enregistrer la distance parcourue
• Ajouter les péages éventuels
• Calculer automatiquement le montant selon votre tarification kilométrique

Ces frais sont ensuite intégrés directement dans votre facture, sans calcul manuel.

7. Envoyez les factures immédiatement

Une fois votre facture créée, envoyez-la immédiatement par email à votre client. Plus vous attendez, plus vous risquez d'oublier. Avec Ekicare, l'envoi se fait en un clic, directement depuis votre appareil mobile.

Avantages :

• Le client reçoit sa facture rapidement
• Vous n'oubliez pas de l'envoyer
• Le délai de paiement commence immédiatement
• Vous avez une trace de l'envoi

8. Créez une routine

La meilleure façon de ne rien oublier, c'est de créer une routine. Par exemple :

1. Terminer votre intervention
2. Prendre 2 minutes pour créer la facture (même dans votre véhicule)
3. L'envoyer immédiatement au client
4. Passer à la suite

En répétant cette routine après chaque intervention, la facturation devient un réflexe et vous ne perdez plus d'informations.

Conclusion

La facturation en déplacement n'est pas une contrainte si vous avez les bons outils et une bonne organisation. Avec Ekicare, vous pouvez créer, envoyer et gérer vos factures depuis n'importe où, à tout moment.

L'essentiel est de facturer rapidement après chaque intervention, d'utiliser un logiciel accessible partout, et d'automatiser ce qui peut l'être. Ainsi, vous gagnez du temps, vous ne perdez plus d'informations, et vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre métier.